★★★★★ OmniFocus2

最牛GTD软件     Get Things Done 官网: http://omnifocus.oes2t.org   教程链接    http://www.douban.com/doulist/1999298/   设置系统快捷键  服务下面文本下面找到omni  设置快捷方式 ctrl +花+O    将文本发送到inbox 花+d  复制inbox   复制进去的文件 会包含出处(邮件的话 备注里面会自动带上邮件链接 可以直接回复邮件   本地文件也可以(即使你在后来改了文件的地址 只要没删掉都能打开))     大分类  工作 生活   如果你设置正确,当你工作的时候,你不需要看你的个人任务。反之亦然。这使得程序变得非常有效和可靠,你可以保存你所有的信息。     如果你在谷歌搜索OmniFocus工作流,你将在如何设计你的工作流上得到非常多的建议。     • 当你第一次开始使用OmniFocus,你需要从这里开始—列出你心中所有的想法。只是把它列出来—不需担心排序,我们将一点一点儿做起。 看看hootsuite(hootsuite是一个网站)  调查Junos Pulse 给Nick准备的性能报告  概述全部投入的力量  设计有SEO细节的标准文章的模版  为销售团队的会议准备要点  为第一季度的网络营销绩效准备管理报告  重做长期目标  找到一个整合twitter和facebook的新媒体平台  访问南美的家庭成员  在母亲节为妈妈送花  买一个新沙发  为David准备一个报告  回顾我的读书列表  买湖人队的票  写一个“我的四小时工作方式”的文章  为Jenny准备一个性能报告  阅读在线书签  为客户的反馈设计系统和流程  研究GTD 从SEOMOz里阅读关于SEO的文章  为了培养领导力问Nick更多的想法  把WordPress博客更新到最新的版本  叫新用户并填写一份调查问卷  分析第一季度指标  研究出一个方法可以买到更便宜的机票  找一个新的做白板的人  推出一个facebook竞选  叫上Sarah去喝酒  比较公寓间的报价  找Susie约定日期  向Asian Efficiency发电子邮件感谢他们提供了一个很棒的博客  为了视频参访打扫办公室  等待玛丽写三篇文章  从Nick处那一个关于谷歌关键词广告竞选的报告  交电话费  调查一个新桌子  买高效能人士的七个习惯的书  从Jenny处拿到twitter活动的关键指标的报告  向David发一封关于PPC活动的预算  文章能够的想法:变得更有效率  建议CEO会议快到了  管理RSS订阅(太多)   • 排序和项目  所以Tom要做的第一件事,就是把事情分成工作(假设他一周工作40个小时)和个人(他一周72小时,假定他每天睡8小时)   insert time stamp  插入时间戳!   每个行动都应该:

  1. 被贴上叙述性的标签-在你读了标签后应该知道什么行动是应该立即执行的。
  2. 功能性的,或者可行动的
  3. 完成时间不超过20分钟。 作为一个事例,这里有一些Tom需要更好的定义的任务:  为David准备一个报告。  为Nick准备一个业绩报告  买湖人队的票  管理Rss订阅 这些都应该写成: 为David准备在线营销部门的第一季度的管理报告  准备Nick的第一季度业绩报告  在05/25/11购买4张湖人队的票  管理Rss订阅:鉴赏博客的数量和跟随的作者,清楚额外的未阅读的文章。 你可以使用注释(notes)作为一个电子的快速添加任务/行动的细节,而不需要通过一个过分的很长的细节来完成。   上下文的概念来自David Allen的GTD理念。他们应该被描述成一个你需要做完事情的“空间”或者物理空间。也就是说,在办公室,在家,或者通过电话。     我们给Tom 的第一组上下文是反拖延(Anti-Procrastinate)上下文   我们给Tom 的第一组上下文是反拖延(Anti-Procrastinate)上下文。我们通过创建这些上下文的方法来更有效的对抗拖延。他们背后的想法是,当你正在拖延工作的时候,你打开一个自定义的视图显示这些反拖延的任务,并且开始做他们。因为他们很简单并不需要付出很大的想法和精力就能够完成,即使你身处在不景的国家(event in a down-state)。这些包括: 低能量(Low Energy):那些当你真的很累但是仍然想去做的。  阅读(Read):阅读书籍,杂志,博客等。  做笔记(Take notes):总结你读过的内容。  说做就做(Just Do it):你能立即做的简单直接的任务-例如打一个电话或者回复一个简短的电子邮件。   第二组上下文是思考(think),这些上下文经常被分配到个人项目和单一的行动上。 组织(Organize):任何被管理的待办事项列表,一个时间表,联系人,或者一般的从这个地方移动到那个地方的信息。  研究(Research):任何需要引用网页或者书籍或者杂志去找到的信息,例如找机票。  创造(Create):任何的创造新东西的行为-例如写一篇博客。  集中(Concentrate):任何比上面三个上下文付出更多的精力的事情,或一个快速的组合。 最后一组主要的上下文是Tom的工作上下文。这些包括:  管理团队(Manage Team):从准备团队报告到召开团队会议的任何事情。  管理(Administration):Tom需要做的小的,每天的事情,但不一定是和他的工作职能有联系。  报告(Reporting):根据他的主要工作职位准备他的管理报告(不是团队管理)  工作研究(Work Research):就像个人研究(Personal Research),但是针对于工作任务。  媒体管理(Media Management):对于Tom来说,这是他经手的关于管理社会媒体,内容等工作。 最后的三组上下文是人员(People),等待(Waiting)和日常事务(Errands)。 人员在很多OmniFocus用户之间是一个很流行的上下文,因为你能用它去创建一些正在等待从某些人那里获得什么东西的任务-在Tom的情况中,就是他的团队。  等待是比较类似与人员的一个通用的上下文,你在等待一些人给你一些东西。  日常事项描述你不得不离开你的家或者办公室组做一些事情-比如你去银行,去邮局,去购物。         你唯一需要设定截止日期的情况是-当你确认一件事在一个确定的时间点一定要100%的完成。 还有一种情况是可以的,如果你约定了一个截止日期,等待人们给你回复-这也是可以的。   你应该将你所有的想法集中在某一个地方(捕获处理),因为我们的记忆系统是不完美的。 在数据库中的一切数据,我需要OmniFocus做的就是给我我需要的和期待的信息 OmniFocus中可能会给我几百个要做的事情,但挑选出最重要的任务则是我的责任。我相信它的原因之一是,它的在强大的分类和区别功能可以让我完全专注于一件事,并使我保持正确的心态。例如,我把OmniFocus分为工作的和个人文件夹(稍后您将看到)。这两个类型是我的生活的两种截然不同的状态,所以他们有自己的文件夹。如果我有另一个重大责任区域,例如:另一家企业,这将又是OmniFocus中的另一个文件夹。换言之,另一个类别。当我在一定范围内专注于我的事情时,我想给它适当的集中关注和精神状态,不受别的影响。     我强烈建议对所有的数据进行分类。因此,在这个列表的第一步是确定分类,归入个人和工作 单一动作列表将得到所有没有定义的项目和可以50分钟内做完的任务     任何任务如果只需要不到2分钟,就应该马上做的   在你开始工作之前,你首先看你的任务列表(在OmniFocus的项目里),并且把今天必须完成的任务标记。、 为什么是旗标?因为旗标可以在OmniFocus中创建自定义透视图。     完成了今天的要完成的,然后为明天设置旗标。   检查在实际上就是建议你在每周结束的时候坐下来决定你的项目是否该继续,或搁置,或取消。我从来没有发现这个有多大的用处,即使你有成百上千个项目。相反的,我的检查是:
  4. 检查我正在做的,调整开始日期,截止日期,实时移动条目(例如我工作的时候)
  5. 在每周安排检查, 检查 我经历的一切,看看我有什么错过了。   也会有这样的项目,您在某种程度上想去做,但近期不想做。诸如访问一个国家,烹饪,使用一张优惠券,或订购一个新的iMac马上出来的新版本。任何你不能很快执行,把那些放在您的哪天/也许列表里并附上适当的上下文     同样,您写的越具体越好。把写下的结果来作为行动项目是一个坏主意,因为它是不特定的也是不可行的。例如: 湖人的门票     卢普.菲亚斯科的歌曲 Hootsuite GTD的书 衬衫 它并不少见,人们写下他们想要的结果。当您读到列表时,您知道马上就要做什么吗?很可能不是。这是一个您可以对自己使用的简单的测试。如果您不确定您的列表是不是清晰的:其他人看到这个列表时知道要做什么吗?如果他们可以,您的行动项目就是合理和清晰的。 最简单的方法是通过把动词固定在您的行动项目前。让我们用某些特定的动词再次修改下这个列表: 订购湖人的门票 添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲 研究如何使用Hootsuite 订购GTD 买一件新衬衫 您知道的。当您读到的一个内容时,尤其当你扫到要做的事情时,您马上就知道你能做什么。你可以更进一步地让其更加具体。例如: 关于湖人的比赛给尼克电子邮件,问他是否可以订购票 •添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲到在Spotify里的我的“工作”的播放列表 •研究如何使用Hootsuite为Twitter和Facebook账户提供自动化的消息 •在亚马逊上订购由大卫·艾伦为我的Kindle所作的GTD一书 •在梅尔罗斯的HB商店买一件新的白色的Hugo Boss衬衫 再来一次,越具体越好。以后当您在处理一个很久以前添加的的行动项目时,您会感谢您自己的。 我还有一个规则,只有行动项目花费的时间小于50分钟时才会存储在我的项目中。这是因为我的工作是在和50/10周期建议构建者汤姆·詹金斯做同样的事情。你工作50分钟(不间断的时间),然后休息10分钟。每2周期,您需要一个30 - 45分钟的休息(有点像一个双番茄工作法)。您想让这就像钟表一样准确无误。(我承认,并不是所有的我的日子必像那样。我只是人类。但对于大多数日子,确实,这让我非常富有成效。) 因此,如果您有一个任务花费的时间超过50分钟,它就没有意义。如果您怀疑一个任务花费的时间超过50分钟,告诉您,那您需要把任务分成更小的部分。这种方式您可以确保在您的宝贵的不间断的时间里您总是可以完成工作。另一个好处是当您觉得手头的任务不是太大、太难处理时,您不太可能会拖延。     让处理收件箱成为一个仪式,并在每天都固定时间。 我的审查程序有两部分。一个是每周回顾所有的项目,第二个是每天回顾那一天您需要做的。 每周回顾就是您在哪坐下来, 在审查模式下打开Omnifocus (在iPad上这样做是很棒的),并查看你所有的项目。这里有一些您应该问问自己的事情: 我可以移动想法从我的哪天/也许列表并转换成单个动作列表或项目么? 这个项目仍然是流行的么•或我能把它搁置了吗? 每一个项目都有下一步行动吗? 每一个项目是否有行动项目在顺序了吗? 虽然这看起来可能像是很多的工作和想法,但在现实中,这个过程是非常快的。审查是一个确保整个系统的工作和您不断向前进的过程。所有这些GTD阶段都是互相依赖,并且为了让这个系统工作,您需要定期查看您的项目。 我不可能更强调这个了。审查周期是非常重要的。不久前在一个酒吧,我遇到了一个美丽的女孩,她声称她读GTD。我非常怀疑她,所以我问她:“在GTD中什么是最重要的阶段呢?”她回答说,“审查周期。是它让GTD系统完整并工作。”就是那时我知道她和我将会成为非常好的朋友。这故事的寓意是:回顾您的项目是至关重要的。     1.如果你条理很清楚  只需一条条列出来  做完一项核对一项 比如  1 今天银行取钱 2下周一看电影 3回家办港澳证     【预测】: 显示的是标明了 截至日期 的事件 【收件箱】:是新添加的、没有归入任何项目或者情景的事件 【旗标】:标记了黄色旗帜的事件 【项目】:Project,一种归类方式 【上下文】:Context,官方的中文翻译是“上下文”,我觉得应该翻译为“情景”更合适,也就是需要做这件事的地点/背景,相当于把事件贴上不同类别的标签,方便通过标签查看。 【附近】:显示和地理位置紧密联系的事件。例如在地图中标记了“家”、“办公室”、“XX银行”的位置,那么地图上就会显示归入了“家”、“办公室”、“XX银行”这几个上下文(情景)的事件。 其中【已标注】【项目】【上下文】【附近】是四种不同的查看事件的方式。当然也可以直接在这四个下面添加新的事件。     添加事件 inbox(收件箱)    Projects 项目 下面第一层一般是文件夹 用来把事件分类归纳起来   projects下面 只能建项目或者文件夹 ,文件夹下面 可以子文件夹 、项目,项目只有动作!

• 【文件夹】   归大类          比如:私人/ 工作   • 【项目】      一件事情分很多小项目/步骤   • 【动作】      最底层,也就是事件 。   建议四个文件夹:    工作、个人、自我提升、List(读书,购物)。     项目类型:   • 顺序: 第一项没有完成,后面的都是灰色的。 • 平行:多线程任务,没有影响。 • 单独:?   项目上下文:    项目状态:  活跃,暂停,完成,丢弃。   日期:   • Estimated  time 预计时间 • Defer  Unit         推迟至 (开始时间) • Due                       到期      (结束时间)   重复:     事件状态:活跃 完成 删除   2 、上下文(情景/标签)       另外一种查看事件的方式。 可以是  家,办公室,外出,任何地方等等 家下面添加 重要,零碎时间,大块时间。 任何地方下面 上网,电脑,笔记本       标注:重要的事件或者项目   • 标记事件 

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• 橘黄色

• 即将到期

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• 金黄色

• 已经过期

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•   红色

• 普通事件

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• 浅黑色

  附近:   标记相关地点 可以看 地点分类下的事件   预测: 以日历方式查看动作,只能显示一星期内的事件    过期事件和未来5天(前提要事件设置到期时间)   透视:筛选查看功能     文件夹设置的第二个原则是不可以为后续的透视设置造成麻烦。                         快捷键     花+d    新建复制文件夹   情景 只能有一个   将情境作为“能做这件事的时间/精力条件”,每个情境都对应唯一的时间/或状态,一是避免陷入多情境的两难境地,二是将事物的优先级列出来,甚至将该优先级对应到具体的时间段,弥补了Omnifocus无法设置优先级的缺陷。       当我整理收集箱时,只需要考虑这件事是属于那个项目,而不需要考虑情境,等到我从透视里选择需要完成的任务时,再根据这件事的重要性程度以及完成的条件选择情境,如下图: